Administrar o financeiro de pequenas e médias lojas de carros é uma tarefa muitas vezes complexa. É aquele momento que você, como empreendedor, quer investir, comprar todo o maquinário que falta, contratar pessoas e entrar no mercado com tudo. Só que ter um controle de caixa é muito mais importante agora.

Mas optar por investir além do realmente necessário, vai fazer você gerar dívidas longas para a sua empresa e que, muitas vezes, só vão travar o crescimento do negócio ao longo dos meses. O melhor é sempre gastar com o essencial e reinvestir os primeiros lucros, da maneira mais sábia e planejada possível.

Mas dá para encarar quaisquer obstáculos com práticas positivas. E é exatamente sobre isso que queremos conversar com você neste conteúdo. Deixamos quatro ações muito importantes e que são essenciais para ter um controle de caixa organizado e em dia. Veja.

(Foto: Divulgação)

O que é um controle de caixa?

O controle de caixa é uma ação necessária para todas as empresas, independente do porte que ela tenha.

É a partir desse controle que o empresário tem noção dos valores que entram, saem e estão programados para um ciclo pré-determinado – de uma semana, um mês ou até um ano.

Assim como é feito com a gestão de estoque, gestão de vendas e gestão de pessoas, esse controle faz parte das suas ações de gestão empresarial.

E embora pareça algo complexo de fazer, criando um processo automatizado o controle de caixa se torna algo bem simples no dia a dia do seu negócio.

Por que ter um controle de caixa faz toda diferença no financeiro da empresa?

Podemos responder essa pergunta com um exemplo prático.

Um empresário que não faz o controle de caixa da empresa, compra os produtos de um fornecedor, com preços super acessíveis, mas na condição de que essas peças sejam pagas à vista. É certo que ele pagará por isso, já que o preço de custo do produto é menor e ele pode lucrar mais com as vendas.

Só que sem a análise, ele não mensura quanto de dinheiro o caixa rende para a empresa. Automaticamente, todas as vendas que não são pagas à vista, não geram fundo de caixa imediato e, automaticamente, o dinheiro que foi retirado para a compra dos produtos acaba deixando o financeiro com um déficit.

O resultado é que a empresa pagou um valor considerável à vista, mas vai receber um pouco desse dinheiro de volta de imediato. A outra parte será quitada só daqui há 30 dias ou mais.

Caso o empresário tenha um bom capital de giro, dá para cobrir esses custos e fechar o mês corretamente. Mas se não há dinheiro de reserva, o caixa ficará negativado por um tempo e a empresa fica impedida de fazer qualquer investimento.

Mesmo que seja em um caderninho simples, sempre faça todo o controle. Com o crescimento da empresa, então vale criar planilhas mais estruturadas ou contratar uma ferramenta que automatize o processo por completo como faz o sistema de gestão AutoWeb, através do módulo financeiro.

1 – Entenda o seu fluxo de caixa

Uma das primeiras coisas que sua empresa deve fazer é ter uma visão de gestão da movimentação e da situação do caixa. Por exemplo, existe uma confusão comum entre os empreendedores iniciantes, que é achar que lucro é a mesma coisa que fluxo de caixa. Não é.

O lucro é a receita – todo o dinheiro que entra – menos os impostos e despesas pagas. Simplificando, é todo o valor que sobra após as contas serem pagas.

É comum que no início o empreendedor não tenha um lucro tão alto ou não tenha nenhum lucro. Com o passar do tempo, que o negócio vai se estruturando e fazendo o seu controle financeiro empresarial, esse valor aumenta naturalmente.

Já o fluxo de caixa é o valor financeiro que entra com as vendas ou investimentos. Esse valor, não necessariamente representa um dinheiro que está sobrando. Sua empresa pode descobrir o lucro do mês e descobrir também que tem um problema de fluxo de caixa, por exemplo.

É justamente por isso que também é indicado que haja demonstração de fluxo de caixa e uma previsão de fluxo de caixa.

Entendendo melhor cada um desses conceitos:

• Demonstração de fluxo de caixa: é a visão da situação de caixa em um ponto específico, como o final do mês. Essa demonstração mostra todo o dinheiro que entrou e saiu neste período, de forma bruta.

• Previsão de fluxo de caixa: é um relatório que antecipa um ciclo, que também pode ser de um mês. A partir desse documento, você pode prever entradas e saídas de caixa com base em padrões estabelecidos pela sua contabilidade.

4 – Mantenha sempre as demonstrações financeiras atualizadas

O controle do fluxo de caixa só funciona se você tem demonstrações financeiras sempre atualizadas. Essa deve ser uma ação prioritária do seu time de contabilidade.

Mantenha uma planilha de fluxo de caixa sempre alimentada, com as informações certas e em dia. Sabemos que pode ser uma tarefa cansativa inicialmente, mas com o tempo você verá o diferencial que ela faz para o financeiro do negócio.

Ter as ferramentas certas como o sistema AutoWeb é um diferencial muito grande na hora de fazer o controle de caixa em pequenas empresas.